Przegląd zarządzania jako podsumowanie działań i plan na przyszłość laboratorium

Przegląd zarządzania w laboratorium to jedno z lepszych narzędzi doskonalenia już wdrożonego systemu. Jego skuteczność zależy jednak od prawidłowego zaplanowania i rzetelnego przeprowadzenia przez kompetentny personel. Natomiast wyniki przeglądu powinny być właściwie wykorzystane w procesie doskonalenia działalności laboratorium.

– Traktujmy przegląd zarządzania jako podsumowanie realizacji założonych podczas poprzedniego przeglądu celów jakościowych, ale także jako czas planowania nowych celów, jak najbardziej szczegółowych – podkreśla Agnieszka Wiśniewska, ekspertka z zakresu zarządzania i działalności technicznej laboratoriów.

Dlaczego cele powinny być możliwie jak najbardziej szczegółowe? Chodzi o to, aby były mierzalne, żeby można było jednoznacznie je zweryfikować. Dobrą praktyką laboratoryjną jest zatem ustanowienie konkretnych osób lub zespołów odpowiedzialnych za realizację celów jakościowych i wyznaczenie terminu ich realizacji.

Finanse

Przegląd zarządzania to idealny moment, by przeanalizować finanse placówki i zaplanować inwestycje w zasoby laboratorium – nie tylko w aparaturę, ale i w personel.

– To czas na planowanie wydatków na realizację bieżących działań istotnych z punktu widzenia zapewnienia ważności uzyskiwanych wyników. To m.in. doposażenie laboratorium w sprzęt czy materiały, ale także zapewnienie spójności pomiarowej poprzez wzorcowanie wyposażenia lub zastosowanie certyfikowanych materiałów odniesienia, prowadzenie bieżącej kontroli jakości uzyskiwanych wyników czy pobierania próbek, udział w badaniach biegłości, szkolenia czy konferencje podwyższające kompetencje personelu – musimy pamiętać, że to wszystko też są inwestycje, które należy zabudżetować – wymienia ekspertka.

Dane wejściowe i wyjściowe

Dane wejściowe do przeglądu zarządzania powinny odnosić się do:

• zmian czynników wewnętrznych i zewnętrznych, które są istotne dla laboratorium,
• realizacji celów,
• przydatności polityk i procedur,
• statusu działań podjętych w następstwie wcześniejszych przeglądów zarządzania,
• wyników ostatnich auditów wewnętrznych,
• działań korygujących,
• ocen przeprowadzonych przez podmioty zewnętrzne,
• zmian w zakresie i rodzaju prac lub w zakresie działalności laboratoryjnej,
• informacji zwrotnych od klientów i personelu,
• skarg,
• skuteczności wszelkich wdrożonych doskonaleń,
• adekwatności zasobów,
• wyników identyfikacji ryzyka,
• rezultatów potwierdzenia ważności wyników,
• innych istotnych czynników, takich jak monitorowanie działalności i szkolenia.

Szczególną uwagę warto tu poświęcić przydatności polityk i procedur.

– Przegląd zarządzania może być dobrym czasem, żeby stwierdzić na przykład, że „uszczuplamy” dokumentację, oczywiście zachowując to, co znaleźć się w niej powinno – co niekoniecznie jest wymaganiem normy ISO 17025, ale z punktu widzenia działania naszego laboratorium jest niezbędne, żeby zapewnić integralność systemu i realizację przez cały personel działań, które ustanowiliśmy sobie w dyspozycjach systemowych. Nie ma gorszej niezgodności niż niezgodność z własnymi dyspozycjami systemowymi, z własną dokumentacją – zaznacza Agnieszka Wiśniewska.

Dane wyjściowe z przeglądu zarządzania powinny natomiast dokumentować wszystkie decyzje i działania odnoszące się co najmniej do:

• skuteczności systemu zarządzania i jego procesów,
• doskonalenia działalności laboratoryjnej dotyczącej spełnienia wymagań normy,
• zapewnienia wymaganych zasobów,
• każdej potrzebnej zmiany.

Podsumowanie

Przegląd zarządzania powinien zapewnić:

• ocenę zdolności systemu zarządzania do spełnienia potrzeb zainteresowanych stron, czyli klientów i personelu,
• ocenę potrzeb zmian w systemie zarządzania,
• ocenę postępów w realizacji wyznaczonych podczas poprzedniego przeglądu celów jakościowych,
• ocenę skuteczności działań przeprowadzonych w wyniku poprzednich przeglądów zarządzania,
• wyznaczenie celów jakościowych i związanych z nimi zadań na kolejny czasokres, osób odpowiedzialnych za ich realizację oraz terminów wdrożenia założonych celów.

Ten szeroki temat bardziej szczegółowo Agnieszka Wiśniewska omówiła podczas organizowanej przez laboratorium360.pl VIII Konferencji „Perspektywy rozwoju laboratoriów badawczych”. Wideo z całą prelekcją ekspertki jest dostępne tutaj. Natomiast zapisy na tegoroczną edycję wydarzenia odbywają się tutaj.

W dziale Wideoszkolenia znajdziesz również inne filmy dotyczące zarządzania laboratorium i nie tylko. Subskrybuj laboratorium360.pl i zyskaj dostęp do specjalistycznej wiedzy.