Nadzór nad dokumentacją i zapisami w laboratorium akredytowanym – wybrane aspekty

Jak uniknąć chaosu

Aby uniknąć chaosu i nieładu, dokumenty – a zwłaszcza procedury – powinny być jednoznacznie zidentyfikowane i zawierać takie informacje, jak:

• rodzaj dokumentu,
• jednoznaczny kod identyfikujący,
• tytuł lub opis,
• oznaczenie wersji,
• data wydania.

Jeśli chodzi natomiast o zawartość, to unikać należy powtórzeń i powielania informacji w różnych dokumentach, na korzyść odwołań do poszczególnych – obowiązujących – zapisów. Z punktu widzenia formalnego oraz czytelności niezbędne są: wskazanie celu, przedmiotu oraz zakresu stosowania dokumentu, zasad postępowania (czyli czynności oraz odpowiedzialności, wskazanych zgodnie z logicznym ciągiem powiązań), wskazanie informacji powiązanych oraz dokumentów odniesienia, a także wskazanie autora dokumentu odpowiedzialnego za zmiany, uaktualnienia oraz zatwierdzającego dokument.

Wspomniano już powyżej, że norma PN-EN ISO/IEC 17025:2018-02 nie narzuca sztywno określonych wymagań w odniesieniu do struktury dokumentacji. Jednak zapisy normy wskazują, że konieczne jest udokumentowanie poszczególnych obszarów, zwłaszcza w odniesieniu do informacji – jak to już też podkreślono powyżej – związanych z działalnością laboratoryjną oraz ważnością wyników. W tym kontekście norma PN-EN ISO/IEC 17025:2018-02 przywołuje między innymi konieczność posiadania nie tylko aktualnych procedur i sposobów postępowania (łącznie z walidacją i weryfikacją metodyk) związanych bezpośrednio czy też pośrednio z wykonaniem badań i analiz, ale też odpowiednich procedur związanych z:

• kompetencjami personelu, w tym zachowywania zapisów dotyczących określania wymagań kompetencyjnych, wyboru i szkolenia personelu, nadzoro...