Doskonalenie po wprowadzeniu nowego wydania normy PN-EN ISO/IEC 17025:2018-02

Właściwie wdrożone doskonalenie pozwala osiągnąć założone cele, zwiększyć skuteczność systemu zarządzania oraz potwierdzić spójne działania laboratorium.

W artykule na przykładzie działalności Laboratorium Badania Ścieków Wodociągów Białostockich Sp. z o.o. przedstawiono wybrane elementy doskonalenia zrealizowane po ocenie Laboratorium przez Polskie Centrum Akredytacji (PCA) w odniesieniu do wymagań trzeciego wydania normy PN-EN ISO/IEC 17025:2018-02 (norma odniesienia) [1]. Pomimo że ocena PCA wykazała, że Laboratorium Badania Ścieków działa spójnie, bezstronnie, kompetentnie, a co najważniejsze – uzyskuje ważne wyniki, niezbędnym elementem systemu zarządzania jest bieżące identyfikowanie, wybieranie i wdrażanie działań doskonalących.

Doskonalenie w odniesieniu do ustaleń z oceny PCA

Pierwsze doskonalenie zostało podjęte niezwłocznie po otrzymaniu raportu do ustaleń z oceny (21.09.2018 r.). Zgodnie z wymaganiami normy odniesienia do stwierdzonych niezgodności uruchomiono następujące procedury: „Prace niezgodne z wymaganiami, Ryzyka i szanse, Działania korygujące”. Wypełniając formularz „FA-72: Karta niezgodności”, wykonano analizę przyczyn niezgodności, ustalono plan i zakres niezbędnych działań, określono terminy realizacji, a następnie wdrożono te działania. Dowody potwierdzające usunięcie niezgodności zostały przesłane do PCA, gdzie oceniono poprawność zaplanowanych działań.

Doskonalenie w odniesieniu do ustaleń z oceny polegało na aktualizacji dokumentacji w zakresie dyspozycji systemowych. Sposób postępowania zostanie zaprezentowany na przykładzie niezgodności: „Procedura laboratorium dotycząca współpracy z klientem (PJ-04) nie zapewnia, że wymagania klienta będą spełnione w przypadku, gdy klient wymaga stwierdzenia zgodności ze specyfikacją lub wymaganiem dotyczącym badania” (niezgodność 1).

Stwierdzona niezgodność została rozpatrzona w kontekście pracy niezgodnej z wymaganiami. Laboratorium posiada opracowany algorytm postępowania (tab. 1), który uwzględnia następujące elementy:

• identyfikację pracy niezgodnej z wymaganiami,
• ocenę znaczenia zidentyfikowanej pracy niezgodnej z wymaganiami,
• podejmowane działania, które przyczyniają się do doskonalenia,
• ocenę pracy niezgodnej z wymaganiami po wdrożeniu działań.

W przypadku działań odnoszących się do ryzyk i szans, w pierwszej kolejności w obszarze pracy niezgodnej z wymaganiami oceniono zidentyfikowane zagrożenie (niezgodność 1). Otrzymano ekstremalny poziom ryzyka, co skutkuje nieakceptowalnym wpływem ryzyka na ważność wyniku. Stwierdzono, że dotychczasowe działania były nieskuteczne, zidentyfikowane zagrożenie wystąpiło, ale nie wpłynęło na ważność wyniku, ponieważ dotychczas żaden klient nie wymagał przedstawiania stwierdzenia zgodności wyniku ze specyfikacją lub wymaganiem. Aby wyeliminować ryzyko, podjęto działania polegające na opracowaniu dyspozycji systemowych dotyczących sposobu postępowania, gdy klient będzie potrzebował stwierdzenia zgodności wyniku. Po wdrożeniu działania ponownie oceniono zagrożenie i otrzymano mały poziom ryzyka, który ma akceptowalny wpływ na ważność wyniku. Skuteczność działania zostanie oceniona podczas kolejnej oceny PCA. Następstwem niezgodności było zidentyfikowanie nowego zagrożenia w procesie „Przegląd zapytań, ofert i umów”. Nowe zagrożenie to: „brak jasno określonej zasady podejmowania decyzji pomimo wymagania klienta, brak stwierdzenia zgodności wyniku z wymaganiem, brak określonego ryzyka podjętej decyzji”. Poziom ryzyka zagrożenia oceniono jako mały, który ma akceptowalny wpływ na ważność wyniku, ponieważ w PJ-04: „Współpraca z klientem” opracowane dyspozycje systemowe minimalizują to ryzyko. Ocena skuteczności zostanie wykonana w oparciu o: opinie klientów, skargi, audity wewnętrzne, ocenę PCA. W przypadku identyfikacji szans w obszarze „Prace niezgodne z wymaganiami” z zakresu niezgodności, Laboratorium określiło szansę „identyfikacja i usunięcie problemu”, która posiada akceptowalny wpływ na doskonalenie, ponieważ poziom szans został określony jako duży. Szansa jest wykorzystywana, aby zapewnić spójne działanie Laboratorium. Ocena skuteczności działań wpływających na doskonalenie zostanie wykonana na podstawie wyników z auditów wewnętrznych i oceny PCA.

Odnośnie do działań korygujących, podjęto decyzję o nie wystawianiu karty działań korygujących, aby nie powielać danych, ponieważ podjęte działania zostały opisane na formularzu PCA: „FA-72: Karta niezgodności” oraz w formularzu: „Wykaz prac niezgodnych z wymaganiami”.

Czytaj także: Oswoić ISO 17025